Nerwowe wysłanie papierowej korespondencji, kontrolowanie doręczeń i zbieranie zwrotek powoli odchodzi do lamusa. Na co dzień przyzwyczailiśmy się do poczty elektronicznej. Technologia umożliwia nam też inne formuły wymiany informacji. Stąd zaprzyjaźniliśmy się z czatami czy komunikatorami. Jednak zwykła wiadomość mailowa to nie to samo co list polecony. Każdy prawnik pamięta o tym, że stoi za tym potwierdzenie odbioru i skuteczność doręczenia.
Jak zatem bezpiecznie doręczyć korespondencję elektroniczną swojemu kontrahentowi ? Skąd pewność, że do niego dotrze jak list w kopercie wysłany pocztą ?
Baza Adresów Elektronicznych – to tam wpisany będzie adres skrzynki e-doręczeń Twojego kontrahenta biznesowego. Wygląda inaczej niż e-mail – to indywidualnie przypisany ciąg znaków. Od 1 października br każdy przedsiębiorca powinien posiadać taki adres, a podmioty z KRS już dziś są objęte takim obowiązkiem.
Ten adres możesz sprawdzić w CEIDG lub KRS. Najlepiej jeśli to zrobisz, zanim jeszcze rozpoczniesz współpracę, tak jak sprawdzasz nr NIP kontrahenta czy jego wpis na tzw. „białej liście”.
Dzięki tej skrzynce możesz wysyłać do niego korespondencję elektroniczną. Jej odbiór w systemie e-doręczeń jest traktowany tak samo jak pokwitowanie odbioru korespondencji u listonosza. To tzw. kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Zamiast iść na pocztę, korzystasz ze skrzynki e-doręczeń. Przez opcję usługi dodatkowe przekierowujesz się na usługę e-polecony, obsługiwaną przez Pocztę Polską. Odbiorca otrzymuje powiadomienie o przesyłce. Może odebrać ją on line, po zalogowaniu się na własną skrzynkę e-doręczeń i skorzystaniu z opcji usługi dodatkowe e-polecony.
List elektroniczny wysłany do prywatnego odbiorcy nie jest jednak darmowy. Za przesyłkę płaci nadawca – tak jak nadawca płaci za znaczek pocztowy na papierowej kopercie. Koszt wysyłki jest jednak niższy. Wystarczy podpisać z Pocztą Polską umowę na doręczenia elektroniczne lub zapłacić w systemie pre-paid. Dla bardziej zaawansowanych przedsiębiorców i procesów biznesowych, na rynku dostępne są rozwiązania także innych operatorów oferujących wdrożenie i integrację z wewnętrznymi systemami. Mowa o kwalifikowanych dostawcach usług zaufania.
Masz ważny dokument do wysłania swojemu kontrahentowi, np. umowę do podpisania, aneks, wypowiedzenie, wezwanie do zapłaty … każdy dokument, kiedy chcesz mieć pewność, że szybko trafi do właściwego adresata, na prawidłowy adres i nie utknie w spamie ? To rozwiązanie dla Ciebie i Twojego kontrahenta. Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza domniemanie prawdziwości danych wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych. Podnosi to poziom bezpieczeństwa wysyłki korespondencji skierowanej do właściwego adresata.
O e-doręczeniach warto pamiętać przy negocjowaniu warunków współpracy z kontrahentem. Możecie umówić się na wysyłanie elektronicznej korespondencji z wykorzystaniem tej formuły i przyjąć skuteczność doręczenia. Chwila negocjowania kontraktu to najlepszy moment na takie ustalenia. To czas kiedy współpraca jawi się w superlatywach i działający w dobrej wierze kontrahenci, nie przewidują trudności. Postanowienie o e-doręczeniach może usprawnić Waszą współpracę.
Nie wiesz jak przygotować klauzulę umowną o e-doręczeniach? W Aspekto Legal możemy w tym pomóc.
