W relacji inwestor – wykonawca kary umowne często budzą największe emocje, podobnie jak stanowią jedną z głównych przyczyn sporów sądowych. Doświadczenia procesowe naszej kancelarii w obszarze sporów, jak i mediacji pokazują, że niejednokrotnie podłożem konfliktów (zwłaszcza na tle umów w ramach zamówień publicznych) jest nakładanie kar umownych w wysokości nieadekwatnej do chronionego interesu inwestora, w oderwaniu od podejścia opartego na analizie ryzyka.

Jak redagować postanowienia o karach umownych, by były efektywne, a zarazem ograniczały ryzyko wątpliwości interpretacyjnych i sporów co do ważności, skuteczności lub treści danej klauzuli ?

Z pomocą przychodzą rekomendacje Prokuratorii Generalnej RP w zakresie formułowania postanowień umów dotyczących kar umownych. Choć dedykowane pierwotnie podmiotom publicznym, stanowią doskonały punkt odniesienia dla sektora prywatnego, definiując standardy profesjonalnej redakcji umów.

Metodyka przygotowania postanowień o karach umownych

Zgodnie z rekomendacjami, proces redagowania kar umownych powinien zostać poprzedzony wnikliwą analizą celowościową. Prokuratoria wskazuje tutaj na następujące aspekty, które należy wziąć pod uwagę:

1.Identyfikacja chronionego interesu

Zastrzeżenie kary nie może być czynnością rutynową. Wierzyciel (Inwestor) powinien dokładnie przemyśleć i zdefiniować, jaki konkretny interes – majątkowy lub niemajątkowy (np. interes społeczny w terminowej realizacji infrastruktury) – wymaga zabezpieczenia.

• Dla Inwestora: Precyzyjne określenie celu kary ułatwia jej późniejszą obronę przed sądem w przypadku zarzutu o rażące wygórowanie.
• Dla Wykonawcy: Zrozumienie intencji Inwestora pozwala na lepszą ocenę ryzyk operacyjnych związanych z realizacją zadania. 

2.Optymalizacja wysokości kary a efektywność ekonomiczna

Prokuratoria zwraca uwagę na korelację między wysokością kary a ostateczną ceną oferty. Mechanizm ten jest kluczowy w budownictwie:

• Ryzyko miarkowania: Kary ustalone w oderwaniu od obiektywnych interesów wierzyciela generują spory sądowe i zwiększają prawdopodobieństwo ich istotnego obniżenia przez sąd (miarkowanie na podstawie art. 484 § 2 k.c.).
• Wycena ryzyka: Nadmierne obciążenia umowne wpływaja na wartość ofert – wykonawcy przenoszą koszt potencjalnych kar na inwestora już na etapie wyceny, co obniża efektywność finansową całej inwestycji.

3.Proporcjonalność dolegliwości

Właściwie skonstruowana kara musi stanowić realną dolegliwość dla dłużnika (funkcja stymulacyjna), jednak nie może prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia wierzyciela. Analiza powinna uwzględniać stopień złożoności kontraktu oraz specyfikę danej branży.

Kluczowe wnioski dla praktyki kontraktowej

Wprowadzenie rekomendowanych standardów do umów budowlanych pozwala na:

• Zwiększenie sprawności inwestycji: Realne kary redukują liczbę sporów blokujących rozliczenia.
• Transparentność ofertową: Ustalenie kar na racjonalnym poziomie nie odstrasza wykonawców, którzy nie muszą zabezpieczać się przed wyjątkowo niekorzystanymi zapisami umownymi.
• Stabilność prawną: Postanowienia oparte na analizie celowościowej są trudniejsze do podważenia w toku kontroli lub postępowań sądowych.

Pełna analiza prawna przygotowana przez Prokuratorię Generalną RP, dostępna jest  pod adresem:

https://www.gov.pl/web/prokuratoria/rekomendacje-i-wzory-postanowien-umow

Jeśli przed Tobą konflikt, którego tłem są kary umowne, zapraszam do kontaktu.

Oto kilka rad, których wdrożenie z pewnością co najmniej ułatwi obronę przed karami umownymi w takich sytuacjach:

• zwracaj uwagę na terminy realizacji innych ekip, tam gdzie dana ekipa się opóźnia np. nie wykonuje posadzek, a te są konieczne do przygotowania otworów drzwiowych na potrzeby stolarki reaguj! Jak? Na naradach, spotkaniach z podwykonawcami, generalnym, inwestorem. W pismach, mailach, albo smsach. Chodzi nawet o krótkie przekazy, w których wytykasz generalnemu konkretne przeszkody
•  nawet gdy Twoje uwagi odnośnie frontu albo jego braku w stosunku do generalnego wykonawcy są delikatnie mówiąc „niemile” widziane, to w przyszłości będą służyły wykazaniu Twojej racji i niezawinienia w opóźnieniu. Pomyśl, czy warto to zaprzepaścić tylko dlatego, że generalny wykonawca nie życzy sobie takich uwag, albo martwisz się o relację z nim?
• rób zdjęcia, video, na których udokumentujesz dany etap prac w danym czasie, pokażesz że harmonogram z umowy był nieosiągalny, skoro nie miałeś na dany czas frontu; możesz pokazać że materiał masz od dłuższego czasu na budowie i nie możesz go wbudować z uwagi na brak zakończenia wcześniejszego etapu; 
• gdy podobna sytuacja dotyczy innych ekip, bo np. generalny/ inwestor nie zapewnia dokumentacji, odnotuj, których branż, ekip to dotyczy; w razie sporu możesz mieć innych sojuszników, którzy podobnie jak ty opóźnili się z niezawinionych przyczyn,
• tam Twoje rozliczenie następuje na podstawie obmiaru, pamiętaj o prowadzeniu księgi obmiarów i konieczności potwierdzania przez drugą stronę, by nie było sytuacji, że po wykonaniu robót Twój kontrahent zakwestionuje obmiar;
• jeśli wykonałeś prace, a generalny wykonawca ich nie odbiera bez przyczyny, nie bądź bierny; po bezskutecznym wezwaniu do odbioru odbierz jednostronnie i udokumentuj czas oraz stan prac z tej czynności; warto zaprosić osobę postronną np. rzeczoznawcę, biegłego by uczestniczył w tej czynności, a następnie w razie sporu potwierdził ten fakt.

Tak jak na każdej budowie czy inwestycji są pewnie jeszcze inne sytuacje, które mogą zmienić te okoliczności. Warto zatem poradzić się wcześniej, zanim nadejdzie moment, kiedy otrzymasz notę z naliczoną karą.