Świat stał się globalny. I przedsiębiorcom coraz łatwiej prowadzić interesy z zagranicznymi kontrahentami. Umowy z takimi partnerami stały się codziennością. Cyfryzacja obrotu potrafi jednak uśpić czujność. Poleganie wyłącznie na jednym kanale komunikacji to jak zostawienie otwartych drzwi. To nie jest zaproszenie dla przestępcy, ale złodzieje czyhają na takie okazje. Bo pieniądze mogą zniknąć nie tylko kiedy złodziej włamuje się na konto.
Cyberprzestępcy potrafią „podsłuchiwać” komunikację, nawet tygodniami. Znają ceny i wiedzą dokładnie kiedy ma pójść płatność. Wystarczy, że w odpowiednim momencie podmienią dane w wysyłanym pliku. Taka podmianka może dotyczyć numeru rachunku bankowego na fakturze Twojego kontrahenta.
I wtedy zapłata na podmieniony rachunek trafi do przestępcy, a nie do Twojego partnera biznesowego. W takich warunkach albo nie dostaniesz zamówionego towaru albo będziesz wydać pieniądze jeszcze raz. Oba scenariusze nie odpowiadają Twoim planom. A na zrozumienie drugiej strony trudno raczej liczyć. Sprawa w sądzie (kosztowna i długotrwała) może wyglądać różnie, bo trudno przesądzić, która ze stron odpowiada za niedochowanie należytej staranności.
W obrocie między polskim partnerami faktury przestały już kursować mailowo. Faktury są zamieszczane w KSEF, a numer rachunku łatwo sprawdzić na tzw. „białej liście”. To standard bezpieczeństwa, którego nie ma w obrocie zagranicznym.
Jak się zatem ustrzec przed takim ryzykiem?
Możesz rozdzielić kanały komunikacji i jednym kanałem przesyłać dokumenty, a drugim je zweryfikować.
Możesz też szyfrować dokumenty i przesyłać hasło dostępu drugim, sprawdzonym kanałem.
Może Twój kontrahent ma szyfrowany portal do obsługi zamówień.
Warto podpisać umowę, gdzie wskażecie wszystkie warunki finansowe i rachunek zapłaty, które mogą być zmienione tylko formie podpisanego przez obie strony aneksu.
Możesz też wysłać drobną kwotę i sprawdzić u drugiej strony czy środki zaksięgowały się na koncie Twego kontrahenta i dopiero po potwierdzeniu przelać resztę.
Pamiętaj, żeby nie prowadzić weryfikacji za pośrednictwem numeru telefonu podanego w stopce podejrzanego maila. On też może być podmieniony.
Przestępczy „podsłuch” komunikacji się nie powiedzie, gdy sprawdzisz każdy budzący Twoją wątpliwość przypadek. Zwróć uwagę na kraj pochodzenia banku rachunku zapłaty, drobne błędy w adresie e-mail czy nietypowy język. Jednym słowem – bądź czujny.
A my w Aspekto Legal możemy pomóc w zredagowaniu postanowień umowy, dotyczących zapłaty, tak by ograniczyć Twoje ryzyko.
